Routinemäßige Einsatzgebiete von KI-Chatbots im Anwaltssekretariat

Juristische Recherche ist nicht in jedem Anwaltssekretariat gefordert. Neben den typischen Aufgaben im Zivilprozessrecht, Kostenrecht, der Zwangsvollstreckung und Buchhaltung dreht sich im Sekretariat viel um Kommunikation und Organisation, sei es per E-Mail, per beA oder anderen (sogar „veralteten“) Kanälen.

Und gerade hier sind Chatbots eine große Hilfe:

Sie können insbesondere bei der Erstellung oder Optimierung von Texten, die keine spezielle Fachkompetenz oder Tiefe erfordern, aber auch für Beschreibungen oder Zusammenfassungen, oder für nicht alltägliche, aber doch immer wieder auftauchende nicht fachbezogene Geschäftsbriefe in Anspruch genommen werden.

Die mittels dieser Medien generierten Texte ermöglichen eine große Erleichterung im Arbeitsalltag, weil sie eine prima Vorlage bieten. Die Formulierungen sind – je nach Chatbot – ausgesprochen gut (manchmal in der Formulierung allerdings ein bisschen „drüber), in der Regel frei von Rechtschreibfehlern und ersparen noch das lästige Erfassen des Textes.

Hierzu ein paar Beispiele für Einsatzmöglichkeiten:

• Glückwunsch zum Firmen-Jubiläum
  • (einfacher) Prompt: Bitte fertige mir ein Anschreiben an meinen langjährigen Freund und Geschäftspartner, der heute sein 25jähriges Firmenjubiläum mit seiner eigenen, von ihm selbst  aufgebauten Firma feiert. Leider kann ich aufgrund dringender privater Verpflichtungen nicht dabei sein, was ich sehr bedauere.
  • Antwort von ChatGPT: S. hier in unserem KI-Spezialreport!
• Gratulation zur Geschäftseröffnung
  • (einfacher) Prompt: Bitte erstelle mir einen ansprechenden Brief anlässlich einer heutigen Geschäftseröffnung. Inhaltlich soll bitte berücksichtigt werden, dass wir mit unserer Rechtsanwaltskanzlei in den letzten Wochen die Firmengründung – es handelt es sich um Brillenfachgeschäft – begleitet haben.
• Einladungstext für ein Event
  • s. ausführlichen Prompt und Antwort hier in unserem KI-Spezialreport
• Geschäftlicher Kondolenzbrief
  • (einfacher) Prompt: Bitte erstelle mir ein Kondolenzschreiben: Die Ehefrau eines Unternehmers, mit dem ich lange Zeit vertrauliche Geschäftsbeziehungen pflegte, ist nach langer Krankheit verstorben.
• Terminabsprache / E-Mail
  • s. ausführlichen Prompt und Antwort hier in unserem KI-Spezialreport
• Textoptimierung

  • Ein weiteres gutes Einsatzgebiet von Chatbots in der Anwaltskanzlei ist die sprachliche Optimierung eigener Texte. Verfassen Sie einen einfachen Prompt: „Bitte optimiere mir nachfolgenden Text für [einen Blogartikel oder einen fachlichen Aufsatz oder für ein Anschreiben an Mandanten]“ und fügen Sie den entsprechenden Text ein. Der Chatbot erkennt die Schwachstellen, weist daraufhin und bietet Alternativen an. Ebenso können Sie den Chatbot darum bitten, für einen erstellten Aufsatz Zwischenüberschriften zu erstellen (u.v.m.). Möglicherweise gehören Sie auch zu „Wiederholungstätern“ und haben in Ihren Texten eine größere Anzahl von Wortwiederholungen. Bitten Sie den Chatbot, „alle Wortwiederholungen des nachfolgenden Textes aufzuzeigen und (z.B.) in einer Tabelle passende Synonyme anzubieten“ (wenn nicht die Ersetzung unmittelbar erfolgen soll).

• Rechtschreibprüfung

  • Wie bereits ausgeführt, wurden Chatbots mit einem riesigen Volumen an Textmuster trainiert. So ist es auch nicht verwunderlich, dass sie perfekt in Rechtschreibung und Interpunktion sind. Auch das kann man für sich gut nutzen. Sie glauben, dass Textprogramme wie Word da schon Unterstützung leisten können? Sicherlich, aber neben tatsächlichen Rechtschreibfehlern, die im Grunde am jeweiligen Wort ausgerichtet sind, entdecken Chatbots tendenziell mehr Textfehler. Für lange Texte ist die Korrekturaufgabe eher nicht geeignet, denn es ist schwierig, die Gegenprüfung vorzunehmen, ob der Chatbot – der ja bekanntlich auch Fehler machen kann – überall richtig agiert hat; aber gerade bei kurzen Abschnitten, bei denen Sie zweifeln, können Chatbots eine gute Unterstützung sein.

• Zusammenfassungen

  • Chatbots können aber noch viel leisten, insbesondere auch für Anwaltssekretariate. Denn sie können sich auch mit inhaltlichen Themen befassen, so zum Beispiel Zusammenfassungen erstellen. Das können ganze Bücher, Aufsätze oder sonstige Dokumente sein. Hierin eingeschlossen sind natürlich auch Zusammenfassungen von Entscheidungen, wobei es zur Vermeidung von Halluzinationen angebracht ist, den Urteilstext in das Eingabefenster reinzukopieren oder das Urteil (anonymisiert) hochzuladen (was mittlerweile bei fast allen Chatbots geht). Das Urteil mit Aktenzeichen und Datum anzugeben, reicht für eine gute Antwort oft nicht aus.

• Erstellung von Tabellen

  • Bitte erstelle mir eine Tabelle, bei der die Werte von Tochter und Sohn gegenüberstehen und ermittle mir die Vermögensdifferenz:

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    Tochter: Einfamilienhaus, Wert 350.000,00 EUR, Mehrfamilienhaus, Wert 800.000,00 EUR, Aktien, Wert 100.000,00 EUR

    Sohn: Firmengelände, Wert 1.100.000,00 EUR, Fuhrpark, Wert 380.000,00 EUR, Betriebsausstattung, Wert 950.000,00 EUR

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• Ausrechnen von (Text-)Aufgaben

  • Sie müssen „schnell“ etwas ausrechnen? Auch das können Chatbots leisten, wie das nachstehende Beispiel aufzeigt, wobei– zur Plausibilisierung – zum Teil ohne weitere Frage oder Anweisung sogar der Rechenweg erläutert wird:

    Prompt:

    Wir haben zu unserem Projekt 745 Einladungen verschickt und 555 Anmeldungen erhalten. Von den 555 Anmeldungen zahlen 343 Teilnehmer 150,00 EUR. Ich benötige die Prozentzahl, inwieweit den Einladungen gefolgt wurde und welchen Umsatz wir mit den Anmeldungen generieren.

• Beschreiben oder Analysieren von Dokumenten

  • Chatbots können – sofern Bilddateien hochgeladen werden können, was z.B. bei ChatGPT (4.0), aber auch Copilot von Bing und den meisten anderen Bots möglich ist – die hochgeladenen Dateien beschreiben oder analysieren.

• Auslesen von Bilddateien

  • Darüber hinaus können die Chatbots aus Bildern Texte machen. Wir kennen es doch alle: Anstelle von pdf-Dokumenten übersenden die Mandanten Bilddateien, jpg, tif, png usw., manchmal sind es Screenshots aus Whats-App. Alles gut und schön, aber wenn diese in einem Schriftsatz zitiert oder verarbeitet werden sollen, wird es schwierig. Auch hier gibt es Hilfe. Prompt: Bitte gebe mir den Inhalt des Bildes als Text aus

Carmen Wolf