Datenschutz und IT-Sicherheit: Nicht nur bei Ihren Mandanten, sondern auch in der Kanzlei ein großes Thema

Rechtsanwälte und Ärzte unterliegen aufgrund ihres Berufsrechts besonders strengen Datenschutzpflichten. Mitunter besteht gar die Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. 

Die Erfahrung zeigt hier nicht selten ein ernüchterndes Bild: E-Mails, die beim Gleiten durch die digitalen Weiten ungeschützt wie Postkarten sind, veraltete Virensoftware oder schlecht verschlüsselte WLAN-Verbindungen. Man hebt zwar gern den Finger, wenn Datenschutzverletzungen bzw. Verletzungen des § 203 StGB vermutet werden, oder fordert entsprechende Maßnahmen, der eigene Umgang hingegen ist oft sehr sorglos.

Warum Datenschutz leichter geworden ist

Kein technisches Fachwissen und wenig Zeit: Wenn es um den Datenschutz im Büro geht, scheitern viele Büros an zeitlichen Hürden und komplizierten technischen Herausforderungen. Und das ist verständlich, denn im Büro steht die Rechtsberatung im Vordergrund und nicht die Beschäftigung mit immer neuen digitalen Angriffen auf die Kanzleidaten.

Nicht zuletzt die Cloud-Technologie, also die Arbeit mit oder das Speichern von Daten in einem virtuellen Raum im Internet, hat neue Möglichkeiten auch für Rechtsanwälte eröffnet, die Sicherheit bieten. So ermöglicht zum Beispiel IDGARD die Kommunikation mit Mandanten und Rechtsanwälten der Kanzlei in hochverschlüsselten Datenräumen. E-Mail-Dienste wie StartMail erlauben eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die besonders sicher ist.

Der entscheidende Vorteil vieler neuer Produkte ist, dass ihre Nutzung häufig nicht mehr mit der Installation von Software oder komplizierten Einstellungen verbunden ist. Diese Entwicklung ist erfreulich für Büroangestellte, die überwiegend technische Laien sind, aber nun trotzdem auf effektive Datenschutzmaßnahmen zurückgreifen können.

Auch die elektronischen Anwaltspostfächer, die seit dem 1.1.2018 passiv und seit dem 1.1.2022 aktiv für Rechtsanwälte verpflichtend sind, haben die Kommunikation mit zuverlässigen Sicherheitsstandards verknüpft.

Wer unterstützt beim Datenschutz?

Wer täglich in der Kanzlei zu Maus und Tastatur greift, wünscht sich, die meiste Zeit auf die Akten konzentrieren zu können, als sich mit Sicherheitseinstellungen des Kanzlei-PCs auseinandersetzen zu müssen. Dies betrifft den Anwalt ebenso und daher sind Anlaufstellen willkommen wie z.B. die Arbeitsgemeinschaft IT-Recht des Deutschen Anwaltvereins, die regelmäßig Workshops und Seminare zu Fragen des IT-Rechts veranstalten, aber auch technische Schutzmaßnahmen im Büro der Juristen unterstützen können.

Natürlich erhalten Sie auch Informationen bei den Rechtsanwaltskammern. Auf den Seiten des DAV finden Sie z.B. eine Checkliste zum Datenschutz in der Kanzlei mit vielen nützlichen Adressen und Internetseiten.

EU-DSGVO: Die Datenschutzgrundverordnung in der Anwaltskanzlei

Seit dem 25.5.2018 gilt die EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung 2016/679). Das neue europaweit einheitliche Datenschutzrecht bringt auch für die rechtsberatenden Kanzleien eine ganze Reihe von Änderungen mit sich.

Ziel der Datenschutzgrundverordnung ist die Schaffung eines weitgehend einheitlichen Datenschutzrechts innerhalb der EU. Es stärkt vor allem die Rechte und Kontrollmöglichkeiten der Betroffenen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auf nationaler Ebene lassen die EU-weiten Vorgaben nur wenig Gestaltungsspielraum.

Wesentliche Elemente des bisherigen BDSG (Bundesdatenschutzgesetzes), wie beispielsweise die Grundsätze der Datenverarbeitung, stellen auch den Kern der DSGVO dar. Die Datenschutzgrundverordnung muss vor allem im Zusammenspiel mit dem novellierten BDSG angewendet werden.

DSGVO für Rechtsanwälte: Was ist jetzt zu tun?

Als Berufsgeheimnisträger sind gerade Rechtsanwälte besonders gefordert, auf die Einhaltung von datenschutz- und persönlichkeitsrechtlichen Vorgaben zu achten.

Die einzelnen Themen im Datenschutzmanagement reichen vom datenschutzkonformen Internetauftritt über die Kontrolle der Dienstleister, die Beschreibung und Bewertung sämtlicher datenschutzrelevanter Prozesse in der Anwaltskanzlei bis hin zur Sensibilisierung der Mitarbeiter.

Panik sollte jedoch noch nicht aufkommen: Wir unterstützen Sie auf dieser Themenseite mit aktuellen Fachbeiträgen und kostenlosen Downloads dabei, Ihre eigene Kanzlei in allen Bereichen nach den Grundsätzen der DSGVO aufzustellen. Hinter den Inhalten dieser Seite stehen die anerkannten Datenschutzexperten Christian Sitter und Christian Solmecke, die das Thema Datenschutz auch nach Umsetzung der DSGVO für Sie im Blick behalten.

So sind 2018 und 2019 zum Beispiel die ersten Entscheidungen rund um die DSGVO ergangen – welche Schlüsse aus der Rechtsprechung zu ziehen sind, zeigen wir Ihnen in unserem aktuellen Spezialreport „DSGVO-Abmahnung? So wehren Sie sich“.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen hier folgenden Spezialreport an, der alle relevanten Neuerungen der DSGVO auf den Punkt zusammenfasst und zahlreiche Praxistipps beinhaltet:

EU-DSGVO-konforme Umsetzung – diese Neuerungen stehen an

Der Hauptzweck der Datenschutzgrundverordnung besteht im Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen (Stichwort: „Informationelle Selbstbestimmung“ und vor allem deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten (Art. 1 Abs. 2 DSGVO).

Die technologische Entwicklung der automatisierten Datenverarbeitung führte in den vergangenen Jahren zu einer steigenden Gefährdung des Datenmissbrauchs, da immer mehr Daten nahezu unbegrenzt gespeichert, verknüpft und ausgewertet werden konnten. Eine Folge dieser Entwicklung ist die Beeinträchtigung des Einzelnen in seinen Persönlichkeits- und Freiheitsrechten.

Gerade in Kanzleien werden eine Vielzahl personenbezogener Mandantendaten gespeichert, verknüpft und ausgewertet, weshalb die Regelungen des neuen Datenschutzrechts hier eine herausragende Bedeutung zukommt.

Als zentrales Prinzip des Datenschutzes enthält die DSGVO die Gewährleistung von Datensicherheit .

Sie fordert für die Systeme und  Dienste, die im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung  stehen, Vertraulichkeit, lntegrität und Verfügbarkeit. Diese Eckpfeiler der Datensicherheit können auf verschiedene Weise in der Kanzlei umgesetzt werden.

Der Datenschutzbeauftragte ist dem Kanzleiinhaber unmittelbar zu unterstellen und in der Ausübung seiner Fachkunde weisungsfrei. In Bezug auf die Aufgaben in der Kanzlei vermeidet die Datenschutzgrundverordnung einen umfassenden Aufgabenkatalog. Vielmehr legt sie lediglich einige Hauptaufgaben fest.

Verstöße gegen den Datenschutz können ernsthafte rechtliche Folgen nach sich ziehen. Die DSGVO hat die bisher geltenden Regelungen deutlich verschärft, was sowohl im Hinblick auf denkbare Geldbußen als auch im Hinblick auf Schadensersatz einschließlich Schmerzensgeld gilt.

Nutzen Sie unsere kostenlosen Downloads und stellen Sie ihre Kanzlei optimal auf die neuen Anforderungen durch die EU-DSGVO 2018 ein!

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Hier finden Sie das Artikelverzeichnis zu häufig in Verbindung mit der EU-DSGVO 2018 gesuchten Stichworten:

Europäische Datenschutzgrundverordnung

EU Datenschutzverordnung