Verschlüsselung zur Sicherung der Datenverarbeitung

Als geeignete Maßnahme zur Sicherheit der Datenverarbeitung führt Art. 32 Abs. 1a DSGVO die Verschlüsselung auf. Folgende Verschlüsselungsverfahren lassen sich in der Praxis meist problemlos umzusetzen und entfalten zugleich eine sehr große Wirkung:

Dateien, Dokumente und Nachrichten: Mit geringem Aufwand lassen sich bei Dateien mit Hilfe von Zip-VerschIüsselungen schützen. Ähnliches gilt für E-Mails, die sich entweder per Zip-Verschlüsselung oder mit Hilfe etablierter Lösungen wie PGP oder S/MIME verschlüsseln lassen. Eine Verschlüsselung empfiehlt sich auch bei der Verwendung von Cloud-Diensten.

Einwahllösungen: Für Besuche bei Mandanten benötigen Kanzleimitarbeiter gelegentlich Zugriff auf das eigene Kanzleinetzwerk. Es empfiehlt sich, mittels VPN einen Daten über sicheren Kanal auszutauschen.

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E-Mail-Server: Die Einstellungen STARTTLS und Perfect Forward Secrecy ermöglichen eine Transportverschlüsselung nach dem Stand der Technik. Auf diese Weise werden E-Mail-Nachrichten zwischen den beteiligten Mailservern im Idealfall durchgängig verschlüsselt, weshalb ein Mitlesen von Unbefugten auf dem Transport nicht möglich ist.

Mobile Geräte: Beim Einsatz von mobilen Geräten (Smartphones, Tablets oder klassische Notebooks), ist es notwendig, diese neben dem Kennwort zum Entsperren des Nutzer-Accounts („Windows-Passwort“) auch mit einer Datenträgerverschlüsselung auszustatten.

Website: Wenn personenbezogene Daten auf einer Website verarbeitet werden (z.B. über ein Kontaktformular auf der Kanzlei-Website), gilt HTTPS als Transportverschlüsselung als eine erforderliche Sicherheitsmaßnahme.

WLAN-Netze: Wenn Kanzleien WLAN-Netze zur Verfügung stellen, ist zwingend darauf zu achten, dass diese ausreichend vor unbefugten Zugriffen geschützt werden (u.a. Verwendung von Passwörtern beim WLAN-Netz selbst und auch beim Zugriff auf den WLAN-Router). Voreingestellte Passwörter zur Konfiguration des WLAN-Routers sollten umgehend geändert werden.