Viele nutzen Microsoft Office nicht nur dazu, ihre täglichen E-Mails zu verschicken, sondern natürlich auch um Termine zu verwalten, Aufgaben / Projekte zu planen oder Kontakte zu pflegen.
Ein entscheidender Vorteil von Outlook ist die Flexibilität und Kompatibilität. So lassen sich angelegte Kontakte beispielsweise einfach per „drag & drop“ (engl. „Ziehen und Fallenlassen“) als Termin anlegen. Adressen aus empfangenen E-Mails kann man wiederum als Kontakt in Outlook übernehmen. Daten aus anderen Produkten des Microsoft Office Pakets, wie etwa Word oder Excel, lassen sich ähnlich leicht integrieren bzw. importieren.
Nicht ganz unwichtig ist darüber hinaus der Umstand, dass sich das Programm mit zahlreichen mobilen Geräten, wie Handys, PDAs o.ä., synchronisieren lässt und so E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben usw. auch unterwegs verfügbar macht. Gleichzeitig ist der Abgleich mit dem mobilen Gerät auch ein Form der Datensicherung, denn im Ernstfall – wenn also der PC mit der Outlook-Installation oder das Handy streikt – existiert der Datenbestand doppelt.
Für den Fall, dass entweder kein zu Outlook kompatibles mobiles Gerät vorhanden sein sollte oder etwa die doppelte Absicherung nicht ausreichend erscheint, lässt sich der Datenbestand auch noch auf andere Weise sichern.
Im Menü „Datei“ findet sich der Punkt „Importieren / Exportieren…“. Nach einem Mausklick darauf erscheint ein Dialogfeld, in dem der Anwender Schritt für Schritt zum gewünschten Ergebnis geführt wird – in unserem Fall zum Export der vorhandenen Daten in eine Datei. Folgt man mittels Auswahl von „Exportieren in eine Datei“ und einem Klick auf „Weiter“ den Vorgaben, gelangt man zur Auswahl, in welches Dateiformat gesichert werden soll. Sinnvoll ist hier beispielsweise „Microsoft Excel“.
Ist die Entscheidung für dieses Format gefallen, kann man sich nach einem erneuten Klick auf „Weiter“ aussuchen, was genau alles gesichert werden soll. Hier können einzelne Bereiche, wie z.B. Kalender, Kontakte, Aufgaben oder auch einzelne E-Mail-Ordner ausgewählt werden. Nach erneuter Bestätigung des „Weiter“-Buttons erscheint die Auswahl des Speichernamens bzw. Speicherorts der Export-Datei. Zum Abschließen ein letztes Mal auf „Weiter“ klicken und der Export startet, die so erzeugte Datei kann dann extra gesichert werden.
Quelle: Rechtsanwalt Michael Rohrlich - PC-Tipp vom 22.01.09