Viele anwaltliche Kostennoten werden mit Microsoft Word erstellt. Beim Ausrechnen des Nettohonorars, der Mehrwertsteuer und des Endbetrags greifen viele Anwender zusätzlich noch zum Taschenrechner auf dem Schreibtisch.
Technisch Versierte nehmen den in Windows integrierten Rechner. Es geht aber noch einfacher – wenn man nämlich Word die Beträge ausrechnen lässt, vermeidet man Zahlendreher bzw. Rechenfehler. Im Gegensatz zu Excel bietet Word zwar nicht ansatzweise so viele Funktionen, für die gängigen Rechenoperationen in Rechtsanwalts-Kostennoten reichen die Fähigkeiten der Textverarbeitung aber locker aus.
Ausprobieren lässt sich das mit Hilfe einer simplen Tabelle:
| Netto: |
100 € |
| MwSt.: |
19 € |
| Brutto: |
119 € |
Sie möchten die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag ausrechnen. Deshalb erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie nur den Nettobetrag (100) eingeben.
In der mittleren Zeile der rechten Spalte, dort wo also der Mehrwertsteuerbetrag eingefügt werden soll (hier: 19 €), wird der Cursor durch einen Mausklick positioniert. Dann ist lediglich noch die Formel zur Berechnung der Mehrwertsteuer einzugeben, was über den Punkt „Formel…“ im Menü „Tabelle“ funktioniert. Neben das Gleichheitszeichen wird „B1*19%“ (ohne die Anführungszeichen) eingegeben, wobei „B1“ den Ort des Basiswerts bezeichnet („B“ = 2. Spalte und „1“ = 1. Zeile der Tabelle). Unter „Zahlenformat“ lässt sich noch festlegen, dass das Rechenergebnis als Euro-Betrag (0,00)dargestellt werden soll. Das Euro-Zeichen (€ oder EUR) müssen Sie händisch eingeben.
In der dritten Zeile der rechten Spalte soll dann noch die Endsumme, der Bruttobetrag, errechnet werden. Dazu wird abermals über „Tabelle“ – „Formel…“ die Funktion „SUM(ABOVE)“ (ohne die Anführungszeichen) neben das Gleichheitszeichen eingegeben.
Um die beiden Formel-Ergebnisse bei etwaigen Änderungen des Netto-Betrags zu aktualisieren, muss lediglich die Tastenkombination STRG + A (alles markieren) und dann die Taste F9 (Felder aktualisieren) gedrückt werden.
Übrigens: Um stets die aktuellen Werte der Formel-Felder auch im Ausdruck zu erhalten, muss im Menü „Extras“ – „Optionen…“ im Bereich „Drucken“ – „Druckoptionen“ der Punkt „Felder aktualisieren“ aktiviert sein.
Quelle: Rechtsanwalt Michael Rohrlich - PC-Tipp vom 12.06.08