Verwenden Sie das Journal in Outlook, um die Datums- und Uhrzeitangaben Ihrer Kommunikation mit Kontakten aufzuzeichnen, beispielsweise zum Dokumentieren der Stunden, die Sie für einen Mandanten aufgewendet haben.
Microsoft Outlook ist weit mehr als „nur“ ein E-Mail-Programm. Aufgrund seiner umfangreichen Funktionen in den Bereichen Kontaktverwaltung, Termin- oder auch Aufgabenplanung stellt die Software inzwischen ein mächtiges Tool dar, das aus dem Arbeitsalltag von Vielen kaum noch wegzudenken ist.
Um hier nicht den Überblick zu verlieren, stellt Outlook ein nützliches Tool bereit: das Journal. Dabei handelt es sich sozusagen um ein zentrales Ereignisprotokoll. Es hält für angegebene Kontakte fest, welche E-Mail versendet bzw. erhalten wurde. Außerdem dokumentiert es, an welchen Office-Dokumenten gearbeitet wurde. Wenn man also vergessen haben sollte, wie der Dateiname eines bestimmten Dokumentes lautet, aber noch weiß, wann man ungefähr daran gearbeitet hat, reicht ein Blick in das Journal im entsprechenden Zeitraum aus.
Zu finden ist es über „Wechseln zu“ – „Journal“. Anschließend erscheint die Frage, ob nun die Journal-Funktion eingeschaltet werden soll – daher ist sie mit Klick auf „Ja“ zu bestätigen. Danach können diverse Einstellungen vorgenommen werden, der Weg zum entsprechenden Dialogfeld führt über „Extras“ – „Optionen…“ – „Einstellungen“ – „Journaloptionen…“. Hier lässt sich u.a. bestimmen, was alles im Journal berücksichtigt werden soll.
Sobald die gewünschten Einstellungen vorgenommen worden sind, können die Einstellungen übernommen und das Dialogfeld mit Klick auf „OK“ geschlossen werden. Ab sofort speichert Outlook alle gewünschten Aktivitäten im Journal.
Informationen zum Journal in Outlook finden Sie auch auf der Website „Planet Outlook“.
Quelle: Rechtsanwalt Michael Rohrlich - Beitrag vom 18.05.09