Als Rechtsanwaltsfachangestellte/r und Kanzleimitarbeiter/in verfügen Sie über eine gute kommunikative Kompetenz in Ihrer Muttersprache. Das heißt, Sie können sich in allen Kommunikationssituationen – sei es nun schriftlich im Brief oder mündlich im Telefonat sowie im persönlichen Gespräch – angemessen sprachlich äußern. Doch wie sieht es in der Fremdsprache Englisch aus?
Häufig ist es doch so: Zu dem ungewohnten Gefühl, sich Vokabeln und Grammatik zusammenkramen zu müssen, kommt immer noch eine gewisse Unsicherheit hinzu, was den Gesprächspartner betrifft. Wie reagieren Sie z.B., wenn vor einem Meeting jemand auf Sie zukommt und Ihnen die Hand hinhält mit den Worten: “How do you do? My name is Robbie Williams“? Okay, wir nennen ihn wohl besser Tom London. Rutscht Ihnen ein: “Oh, thank you for asking, I’m fine!“ heraus?
Das ist das erste Fettnäpfchen, in das Sie gestolpert sind. Ihre Antwort entlarvt Sie sofort als Ausländerin. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie auch für weitere Situationen unsere 14 Tipps kennen, die wir für Sie zusammengestellt haben.
TIPP NR. 1:
Begrüßungsfloskeln sind nicht als Frage gemeint! Beantworten Sie sie deshalb niemals direkt, sondern geben Sie sie einfach zurück.
- A: ”Good morning. How do you do? My name is Tom London.”
- B: “Good morning. How do you do? I’m Paula Menkelmann.”
Diese Begrüßung ist zwar so altmodisch wie unser „Sehr angenehm”, aber immer noch weit verbreitet. Etwas lockerer und moderner ist diese Variante:
- A: ”Good afternoon. Nice to meet you. I am …“ oder: “Pleased to meet you. My name is …”
- B: “Nice to meet you, too. Good afternoon. My name is …” oder: “Pleased to meet you too. I’m …”
TIPP NR. 2:
Stellen Sie sich Briten und Amerikanern immer gleich mit Ihrem Vor- und Nachnamen vor. Bei Gesprächspartnern, die altersmäßig nicht zu weit auseinander liegen, geht man im Gespräch häufig fast automatisch zum Vornamen über.
- A: “May I introduce myself? My name is Jessica Flores.” oder: “I’d like to introduce myself. I am Jessica Flores.”
- B: “Hello Jessica, how do you do?”
Anschließend können Sie problemlos auf derselben Ebene wie angesprochen antworten:
- A: ”Fine, thanks, Peter. And you?” oder: “Very well indeed, thank you, Peter. And you?”
TIPP NR. 3:
Wenn Ihr Gesprächspartner deutlich älter ist als Sie, sollten Sie als Jüngere nicht als Erste zum Vornamen übergehen. Am besten Sie warten ab, bis Sie namentlich angeredet werden, so sind Sie auf der sicheren Seite. Bei einem großen Altersunterschied ist es üblich, dass der Ältere den Vornamen anbietet. In der Regel wird der Name im Gespräch häufiger benutzt als bei uns. Daher klärt sich die Anredefrage meist in den ersten Sätzen.
TIPP NR. 4:
Falls Sie den Namen Ihres Gesprächspartners nicht richtig verstanden haben, fragen Sie sofort nach. Denn je länger Sie damit warten, umso verkrampfter wird Ihre Frage. Außerdem brauchen Sie den Namen für Ihre Antworten.
- ”I’m sorry, I didn’t catch your name. Could you repeat it, please?”
- “Excuse me, it is so noisy in here. What was your name again?”
TIPP NR. 5:
Wenn Sie in Begleitung sind, stellen Sie Ihre Gesprächspartner einander vor. Das lockert die Situation auf und beweist Ihre Souveränität.
- ”Do you know each other? This is Mandy Miller.”
- “Let me introduce you: Mandy, this is Peter Ross. Peter, this is Mandy Miller.”
- “May I introduce you to …”
TIPP NR. 6:
Die richtige Sprachebene ist wichtig für das Gelingen Ihrer Kommunikation. Im Gespräch sind viel mehr Sprachebenen möglich als im Brief, der eher förmlich sein sollte, bis man sich besser kennengelernt hat. Hören Sie Ihrem Gesprächspartner daher genau zu: Nur so finden Sie heraus, wie Sie auf seinem Sprachniveau mit ihm kommunizieren können.
„Appropriateness“ (= Angemessenheit) ist hier das Zauberwort.
Begrüßt ein Fremder Sie und Ihre Gruppe mit “Hi there, my name is Paul, how is everybody? Can I get an update of the agenda?“, können Sie davon ausgehen, dass der Umgangston eher salopp ist.
TIPP NR. 7:
Pflegen Sie Small Talk, er macht das Leben leichter – auch im Ausland! Haben Sie keine Hemmungen, über „Nichtigkeiten“ zu reden. Mit unverfänglichen Themen brechen Sie in jedem Gespräch rasch das Eis und schaffen eine positive Gesprächsatmosphäre. Als „Icebreaker“ können dienen:
- das Wetter: “It’s a beautiful day, isn’t it?”
- Gartengestaltung – viele Briten sind fast manisch, was ihre Gärten angeht: “Look at your lovely garden. You must have green fingers.“
- Kinder und Familie: ”How is your grandson? Is he still into Cricket?”
- Reisen – in den USA wird geschäftlich besonders viel gereist: “How was your trip to Hawaii?“
- Sport – in den USA besonders Baseball und Football. Achten Sie aber darauf, dass die einzelnen “Championships” spezielle Bezeichnungen tragen, wie z.B. Superbowl, Playoffs usw.: ”Why don’t you join me in watching the playoffs?”
TIPP NR. 8:
Für die aktuelle Kommunikation, aber auch für Ihr späteres Networking ist es wichtig, dass Sie genau zuhören. So erfahren Sie in der Small-Talk-Phase persönliche Details, die für die Fortsetzung Ihres Geschäftskontakts immens wichtig sind. Sie können daran anknüpfen, nachfragen – wer fragt, führt – und auf dieser Basis später den Kontakt vertiefen. Dazu sollten Sie sich nach jedem Treffen oder Telefonat Notizen zu Ihrem Gesprächspartner machen.
TIPP NR. 9:
Schreiben Sie ein sogenanntes „Fahrstuhlskript“. Das ist die Zusammenfassung der wichtigsten Details über sich – und eventuell über Ihr Unternehmen. Übersetzen Sie es ins Englische und lernen es anschließend auswendig.
Man nennt dieses Networking-Werkzeug „elevator script“, weil es entwickelt wurde, um dem Chef, der nie Zeit hat, auf der kurzen, höchstens drei Minuten dauernden Fahrt im Aufzug die eigene Kompetenz zu vermitteln. Damit sind Sie für jede Begegnung gewappnet. Sie können damit spielen, die Reihenfolge ändern, Erfahrungen aus Gesprächen einfließen lassen – und werden immer sicherer.
TIPP NR. 10:
Seien Sie auf die US-amerikanische Zwanglosigkeit vorbereitet. Wenn Sie in den USA zu einem Geschäftspartner nach Hause eingeladen werden, kann es z.B. vorkommen, dass mehrere Fernseher in unterschiedlichen Räumen laufen. Das ist kein Zeichen von Unhöflichkeit, sondern vollkommen üblich. Auch, dass man Sie eventuell auffordert, sich selbst aus dem Kühlschrank zu bedienen. Allerdings wird man erwarten, dass Sie direkt nach dem das Essen abrundenden Kaffee aufbrechen.
TIPP NR. 11:
Nehmen Sie die britischen Unter- und Übertreibungen richtig auf. In England wird Ihnen diese Zwanglosigkeit nicht begegnen. Dafür werden Sie schräge Blicke ernten, wenn Sie zu einer privaten Einladung nicht 15 Minuten zu spät kommen. Das wird nämlich erwartet.
Und seien Sie auf das typisch englische Understatement vorbereitet. Es wird immer noch praktiziert. Wenn dort also jemand zu Ihnen sagt „He is a really nice guy, ...“, ist Vorsicht geboten, wenn Sie diesen „Guy“ kennen lernen ...
TIPP NR. 12:
Punkten Sie mit Höflichkeit! „Politeness“ (= Höflichkeit) spielt im Geschäftsleben sowohl in Großbritannien als auch in den USA eine größere Rolle als bei uns – und zwar auch dann, wenn ansonsten ein eher lockerer Umgangston gepflegt wird. Eine einfache „Yes“- oder „No“- Antwort ist tabu. Sie sollten immer zumindest ein „Thank you“ oder ein „I’m sorry“ dranhängen. Die Formen „will” und „can” sind zwar richtig, aber „would” und „could“ klingen gleich viel freundlicher:
- “Would you please finish this by tonight?“
- “Could I please get it back tomorrow?“
TIPP NR. 13:
Damit Sie auch räumlich zu Ihrem Gesprächspartner finden, sollten Sie die Unterschiede bei der Bezeichnung von Stockwerken kennen. Im britischen Englisch entspricht der „first floor“ unserem ersten Stock. Die Amerikaner dagegen nennen das Parterre „first floor“. Also Vorsicht bei Verabredungen im Hochhaus!
TIPP NR. 14:
Nach einem Treffen – besonders, wenn es im privaten Rahmen stattgefunden hat – wird in Großbritannien und den USA ein Dank erwartet. Das gilt für den Abschied, aber auch für danach! Dort ist es viel dringender erforderlich als bei uns. Es gibt Kartenvordrucke dafür, aber keine Vorschriften. Also können Sie wählen zwischen einem Telefonanruf, einer Karte, einer E-Mail oder auch einer SMS.
- ”This is just a little note to thank you again for the lovely dinner yesterday. We enjoyed it very much.”
Quelle: Maureen Brown, GroßbritannienJennifer Hohensteiner, USAAuszug aus dem Newsle - vom 16.07.08