E-Mail zum Mitnehmen
In kaum einer Kanzlei geht es wirklich papierlos zu. Klassische Beispiele: der Anwalt möchte eine erhaltene Mail zum Gerichtstermin mitnehmen oder man benötigt den Ausdruck zum Abheften in der Mandanten-Akte. Outlook bietet verschiedene Methoden an, um Mails aufs Papier zu bringen.
Eben schnell eine oder gar mehrere Mails aufs Papier bringen – am besten mitsamt den Anlagen? Oder eine anspruchsvoll gestaltete Nachricht genauso ausdrucken wie sie auf dem Bildschirm erscheint – vielleicht auch nur bestimmte Teile davon? Alles machbar – und einfacher als man glaubt.
Eine einzelne Mail drucken
Eine einzelne Mail lässt sich ausdrucken, indem Sie die Nachricht öffnen, dann den Befehl Datei, Drucken, Memoformat auswählen und OK klicken.
Was viele nicht wissen: das Öffnen der Nachricht ist überflüssig. Markieren Sie die geschlossene Mail (etwa im Posteingangsordner) und starten Sie den Druck. In Outlook 2007 verbirgt sich der Befehl zum Drucken unter der runden Office-Schaltfläche.
TiPP: Schneller klappt das Drucken einer geöffneten Mail mit dem Shortcut STRG+P (wie Print).
TiPP: Klicken Sie die geschlossene Mail mit der rechten Maustaste an, finden Sie den Befehl Drucken im aufklappenden Kontextmenü.
Mail-Anhänge mit ausgeben
Enthält die Nachricht Dateianhänge – etwa Bilder oder Worddokumente – sollen diese in der Regel zusammen mit dem Mailtext aufs Papier gebracht werden. Das klappt so:
- Markieren Sie die (geschlossene) Mail und rufen Sie das Drucken-Dialogfeld auf.
- Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen „Anlagen drucken“.
Mehrere Mails ausdrucken
Ein paar Mails auf einen Rutsch ausdrucken ist ebenso flott erledigt: markieren Sie die Nachrichten – bspw. im Posteingangsordner. Um mehrere, untereinander stehende Elemente zu markieren, halten Sie die Umschalt-Taste dabei fest. Stehen die Mails nicht direkt untereinander, verwenden Sie die STRG-Taste, um die gewünschten Mails zu selektieren.
- Rufen Sie anschließend das Dialogfeld Drucken auf.
- Bestimmen Sie die Anzahl der auszudruckenden Exemplare und legen Sie fest, ob eventuelle Anlagen mit gedruckt werden sollen.
- Ggf. definieren Sie über die Schaltfläche Seite einrichten… zusätzliche Optionen. Etwa lässt sich hier das Papier bzw. das Format ändern oder den auszudruckenden Mails eine Kopf- oder Fußzeile hinzufügen.
- Mit OK starten Sie den Ausdruck.
Bitte mit Format!
Sie benötigen den Ausdruck einer HTML-Nachricht, etwa einer Seminareinladung? Das war bisher nicht wirklich gut zu schaffen. In Outlook 2007 können Sie HTML-Nachrichten genauso ausgeben, wie Sie am Bildschirm erscheinen. Es ist nur ein kleiner Umweg nötig.
- Öffnen Sie die gewünschte Nachricht. Werden Bilder darin nicht angezeigt, laden Sie diese ggf. per Klick auf den entsprechenden Link in der E-Mail nach.
- In der Multifunktionsleiste von Outlook 2007 klicken Sie im Bereich Aktionen auf das Icon Andere Aktionen.
- Wählen Sie hier den Befehl Ansicht im Browser und bestätigen Sie ggf. die erscheinende Sicherheitsabfrage mit OK.
Die Nachricht wird im Internet Explorer geöffnet. Über Datei, Drucken lässt sich die E Mail korrekt dargestellt ausdrucken. Zudem haben Sie Zugriff auf zahlreiche weitere Druckfunktionen, etwa können Sie einen aktuell markierten Bereich ausgeben.
Quelle: Claudia von Wilmsdorff, Trainerin und Fachbuchautorin, Speyer - vom 29.05.08