10 Merksätze zur Archivierung elektronischer Dokumente

Rechtsanwälte trifft die Pflicht, dass sie ihre Akten, Abrechnungs- und Steuerunterlagen sechs bzw. zehn Jahre lang aufbewahren müssen. In Praxis bedeutet das i.d.R., dass die aus Papieren bestehende Akte in einen Archivraum gestellt wird. Bei elektronischen Dokumenten ist das anders.

Originär elektronisch erzeugte und übermittelte Dokumente müssen revisionssicher elektronisch archiviert werden. Dabei muss den Prüfern der Finanzbehörden der direkte Lesezugriff auf alle steuerlich relevanten Dokumente ermöglicht werden. Es können auch maschinelle Auswertungen nach den Vorgaben der Prüfer verlangt werden. Elektronische Archivierung bedeutet: unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Informationen unter Verwendung spezieller DV-gestützter Archivsysteme.

Zum besseren Überblick hier nun 10 Merksätze zur revisionssicheren Archivierung:

1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden (Wahl des richtigen Dateiformats).
   
   
   
2. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
   
   
3. Jedes Dokument muss wieder auffindbar sein (Wahl der idealen Indexierung & des richtigen Ablagesystems).
   
   
4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist (Wahl der richtigen Suchalgorithmen).
   
   
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen „Lebenszeit“ zerstört werden (Wahl des richtigen Speichermediums).
   
   
6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und ausgedruckt werden können (Dateiformat).
   
   
7. Jedes Dokument muss zeitnah auffindbar sein.
   
   
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind so zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.
   
   
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
   
   
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.