Erwartet ein Mandant im Anschluss an das Erstgespräch ein Angebot bzw. eine Auftragsbestätigung? Zwar ist dies bei Anwälten nicht unbedingt üblich, jedoch sind die meisten Mandanten aus dem normalen Geschäftsleben an ein Angebot gewohnt. Wenn Sie nun hingehen und Ihren Mandanten eine Zusammenfassung des Erstgesprächs schicken, so bieten Sie eine besondere, mandantenfreundliche Dienstleistung an – die im Endeffekt auch Ihnen nutzt.
Sie beweisen Professionalität, wenn Sie die Inhalte des Gesprächs noch einmal schriftlich festhalten. Bei Honorarvereinbarungen aber auch bei fest umrissenen Mandatssituationen (wie z.B. einer Kündigungsschutzklage) kann dieses Schreiben durchaus auch mit einem Honorarangebot bzw. einem Kostenvoranschlag an den Mandanten verbunden sein.
So gewinnen beide Seiten Klarheit über Auftragsumfang und den Preis. Denn falls es im Erstgespräch Missverständnisse gegeben hat, können Sie in diesem Stadium noch alle Spielräume nutzen und diese beseitigen. Auch ist es möglich, z.B. den Leistungsumfang zu verringern, wenn das Honorar aus der Sicht Ihres Mandanten zu hoch ist. Schlussendlich sichern auch Sie sich ab und minimieren Ihr Haftungsrisiko, wenn Sie alle besprochenen Punkte vom Mandanten unterschrieben bestätigt haben.
Gestalten Sie Ihr Schreiben in Anschluss an das Erstgespräch mit vier Besonderheiten leserorientiert und heben Sie sich damit zusätzlich von anderen Kanzleien ab:
1. Brief mit Foto
Setzen Sie Ihr Porträtfoto, auf dem Sie lächeln, auf den rechten Briefrand mit der Unterschrift „Ihr Gesprächspartner Rechtsanwalt Martin Schmidt“. Das ruft bei Ihrem Mandanten sofort das positive Gesprächsklima in Erinnerung und er liest den Brief in entspannter Stimmung.
2. Individueller Gesprächseinstieg
Nehmen Sie im Eingangsabsatz direkten Bezug auf einen konkreten Punkt aus dem Erstgespräch. So sieht Ihr Interessent sofort, dass Sie kein Standardschreiben verwenden, sondern sich auf seine individuellen Bedürfnisse einstellen.
3. Nennen Sie das Gesamthonorar auf der ersten Seite*
(*bei Honorarvereinbarungen oder fest umrissenen Tätigkeiten wie z.B. „Vertragscheck“ oder „Kündigungsschutzklage“)
Was interessiert einen Kunden am meisten, wenn er ein Angebot erhält? Die Gesamtsumme. Wo steht diese normalerweise? Ganz am Ende des Briefs auf Seite 2, 3 oder gar noch weiter hinten. Was passiert, wenn der Leser ein solches Standard-Angebot erhält? Er liest es erst einmal gar nicht, sondern blättert weiter, bis er endlich die Zahl findet, die er sucht. Hat er sie gefunden, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass er jetzt noch die Details des Angebots liest. Denn sein Informationsbedürfnis ist befriedigt.
Die Lösung: Nennen Sie das Gesamthonorar bereits auf der ersten Seite: „Ihre Investition für den Vertragscheck beträgt xx € und beinhaltet folgende Bausteine und Leistungen, die wir Ihnen im Detail erläutern.“
Denn dann haben Sie die Chance, Ihren Mandanten zum Weiterlesen zu bewegen und die Besonderheiten und den Nutzen Ihres Angebots aufzuzeigen. Wenn Ihr Mandant dann sieht, was zum Angebot dazugehört, wird er das Honorar leichter als angemessene Vergütung akzeptieren.
Und wenn Sie nach RVG abrechnen? Dann können Sie bei vielen fest umrissenen Mandatssituationen schriftlich festhalten, welche Anwaltsgebühren auf Ihren Mandanten zukommen werden (wobei Sie sich die weitere Abrechnung von unvorhergesehenen Tätigkeiten schriftlich vorbehalten). So schaffen Sie Transparenz und Planungssicherheit, die Ihre Mandanten honorieren werden. Ein rundum zufriedener Mandant empfiehlt Sie gerne weiter!
Auch bei der Abrechnung nach RVG erhöht Ihr Angebot die Bereitschaft Ihres Mandanten, die Gebühren zu akzeptieren, da er die Zahlen und Fakten von Beginn an vor Augen hat und nicht am Ende des Mandats aufgrund der angefallenen Kosten aus allen Wolken fällt. Das Risiko von Zahlungsausfällen können Sie so senken.
4. Kündigen Sie Ihren Anruf an
Durch den speziellen Aufbau des Angebotsschreibens konnten Sie Ihrem Mandanten vermitteln, dass seine speziellen Bedürfnisse in Ihrer Kanzlei perfekt befriedigt werden. Durch eine gezielte telefonische Nachfrage stellen Sie sicher, dass ihn diese Botschaft auch überzeugt hat. Beenden Sie das Angebotsschreiben deshalb mit einem entsprechenden Hinweis und kündigen Sie – am besten auch gleich im Erstgespräch – an, wann Sie sich telefonisch bei ihm melden, um „die Details zu besprechen und Rückfragen zu klären“.