Nachweisgesetz 2022: Die Änderungen auf einen Blick

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Die jetzt verabschiedeten Neuerungen im Nachweisgesetz wählen einen gänzlich neuen Ansatz: Sie führen einerseits zu einer Erweiterung und Ergänzung der bereits bestehenden Nachweispflichten, zudem werden weitere Mindestanforderungen an bestimmte Arbeitsbedingungen gestellt. Darüber hinaus werden die bislang geltenden Fristen zur Erbringung des Nachweises verkürzt. Schließlich drohen – dies sei noch einmal betont – empfindliche, nämlich bußgeldbewehrte Sanktionen für den Arbeitgeber, wenn die Fristen nicht eingehalten oder der Nachweis seitens des Arbeitgebers nicht bzw. nicht richtig erbracht wird.

 

Keine Änderung ist für die Form des Nachweises vorgesehen. Die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz sind nach wie vor in Schriftform festzuhalten und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Im Einzelnen gilt Folgendes:

Erweiterung der Nachweispflichten

Zunächst wird der Anwendungsbereich des Nachweisgesetzes merklich erweitert. Die bislang vorgesehene Ausnahme für Aushilfen, die für maximal einen Monat eingestellt werden, gilt nicht mehr; erfasst sind künftig alle Arbeitnehmer.

Neu aufzunehmende Arbeitsbedingungen

Erheblich ausgeweitet werden die Arbeitsbedingungen, die künftig in die Niederschrift aufgenommen werden müssen. So sind nunmehr – zusätzlich zu den bereits jetzt in § 2 NachwG genannten – folgende Vertragsbedingungen in der Niederschrift festzuhalten:

• das Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen;
• die Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen können, sofern dies vereinbart ist;
• die Dauer der Probezeit, sofern eine Probezeit vereinbart ist;
• die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts inklusive der Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen und Prämien sowie etwaiger Sonderzahlungen;
• die Fälligkeit des Arbeitsentgelts und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird;
• die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für die Schichtänderungen;
• Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, falls diese Arbeit auf Abruf vereinbart ist;
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
• im Grundsatz: Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird;
• ein Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Information über Kündigungsschutzverfahren

Eine weitere wesentliche Neuerung ist hinsichtlich der Angaben zur Kündigung vorgesehen. Nunmehr ist – zusätzlich zur bereits bislang anzugebenden Kündigungsfrist – auch das (für Arbeitgeber nd Arbeitnehmer) beim Ausspruch einer Kündigung einzuhaltende Verfahren festzuhalten.

• Die Niederschrift hat daher mindestens die Information über das Schriftformerfordernis der Kündigung sowie die für die Parteien geltenden gesetzlichen, tarif- oder einzelvertraglichen Kündigungsfristen zu enthalten. Wird eine Probezeit vereinbart, ist zudem die Länge der verkürzten Kündigungsfrist festzuhalten.
• Darüber hinaus ist der Arbeitnehmer in der Niederschrift darauf hinzuweisen, dass er im Fall einer Kündigung die dreiwöchige Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage gem. § 4 KSchG einzuhalten hat.

Unterrichtung bei Auslandstätigkeit

Bei einer länger als vier aufeinanderfolgende Wochen dauernden Auslandstätigkeit des Arbeitnehmers werden auch die Unterrichtungspflichten in diesem Zusammenhang erweitert und detailliert:

• Der Arbeitgeber muss zusätzlich das Land oder die Länder, in dem oder in denen die Arbeit im Ausland geleistet werden soll,
• die geplante Dauer der Arbeit,
• sofern vereinbart auch mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und zu erstattende Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten,
• die Angabe, ob eine Rückkehr des Arbeitnehmers vorgesehen ist, und
• gegebenenfalls die Bedingungen der Rückkehr schriftlich festhalten.

Verweis auf kollektivvertragliche Vereinbarungen und Gesetz

Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen kann auch weiterhin durch einen Verweis auf die im Arbeitsverhältnis anwendbaren Kollektivvereinbarungen, also Tarifverträge sowie Betriebs- und Dienstvereinbarungen ersetzt werden. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die jeweilige Kollektivvereinbarung die entsprechende Regelung zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält.

Im Übrigen können die Nachweise über Urlaub und das Kündigungs(schutz)verfahren auch durch Verweis auf die einschlägigen gesetzlichen Regelungen erbracht werden.

Verkürzung der Fristen

Auch die bisherige Frist zur Abfassung der wesentlichen Arbeitsbedingungen von einem Monat nach Aufnahme der Tätigkeit wird nunmehr deutlich verkürzt.

• Bereits spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung müssen die Angaben zu Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie vereinbarter Arbeitszeit verschriftlicht sein.
• Spätestens sieben Tage nach Arbeitsbeginn müssen unter anderem der Beginn des Arbeitsverhältnisses, die Dauer der Probezeit und die der vereinbarten Befristung sowie Arbeitsort, Leistungsbeschreibung und die Überstundenanordnung festgehalten sein.
• Für die übrigen Bedingungen bleibt es bei der Monatsfrist. Aus Gründen der Prozessvereinfachung empfiehlt es sich allerdings, sämtliche nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Angaben bereits in den schriftlichen Arbeitsvertrag aufzunehmen und diesen – wie üblich – vor Beginn der Arbeitsleistung beiderseits handschriftlich zu unterschreiben und dem Arbeitnehmer eine Ausfertigung des schriftlichen Arbeitsvertrags auszuhändigen.

Ändern sich im bestehenden Arbeitsverhältnis die wesentlichen Vertragsbedingungen, reicht es künftig nicht mehr, diese spätestens einen Monat nach Änderung mitzuteilen (§ 3 NachwG a.F.). Künftig müssen die Änderungen dem Arbeitnehmer an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich mitgeteilt werden.

Altverträge

Für Altverträge, also die Arbeitsverträge, die vor dem 01.08.2022 geschlossen wurden, gilt, dass sie nicht angepasst werden müssen. Auf Verlangen des Arbeitnehmers müssen bestehende Niederschriften bzw. die Arbeitsverträge in die neue detailliertere Form gebracht werden. Ebenso verhält es sich, wenn Änderungen im Arbeitsvertrag vorgenommen werden sollen.

Fordert ein Arbeitnehmer eine Neufassung ein, hat der Arbeitgeber zudem folgende Fristen zu beachten:

• Er muss innerhalb von sieben Tagen für die besonders wichtigen Arbeitsbedingungen eine schriftliche Niederschrift vorlegen.
• Innerhalb eines Monats muss dann die gesamte Niederschrift mit den restlichen Angaben vorgelegt und ausgehändigt werden.