Die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle besteht für Arbeitgeber mit i.d.R. mindestens 50 Beschäftigten. Unternehmen mit i.d.R. 50–249 Beschäftigten können Meldestellen gemeinsam einrichten und betreiben.
Für die Einrichtung einer verantwortlichen Stelle, die fachlich, persönlich und organisatorisch ausreichend unabhängig sowie vertrauensvoll sein sollte, bietet sich beispielsweise eine Einrichtung der Meldestelle im Compliancebereich an.
Trotz des Begriffs „interne Kanäle“ ist es jedoch möglich, Dritte, wie eine Kanzlei oder einen Ombudsmann, zum Betrieb des Systems einzusetzen. Wird ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut, bleibt der Arbeitgeber nach § 14 Abs. 1 Satz 2 HinSchG verpflichtet, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen Verstoß abzustellen.
„Dritte“ können auch andere Konzernunternehmen sein. Mit der nun getroffenen Regelung des deutschen Gesetzgebers, konzernweite Meldestellen zu ermöglichen, dürfte er sich auf Konfrontationskurs zur EU-Kommission befinden, die hervorhebt, dass der Meldekanal für die hinweisgebende Person leicht zugänglich sein muss und die Pflicht zur Errichtung von Meldestellen nach der Whistleblowerrichtlinie nur sehr eingeschränkt durch zentrale konzernweite Stellen wahrgenommen werden könnte (Schoch/Kumar, CB 2022, 181, 182 f.).
Denkbar ist auch, dass die EU-Kommission (auch) gegen Deutschland insoweit ein Vertragsverletzungsverfahren einleiten wird (Schoch/Kumar, CB 2022, 181, 183).
Die Bedenken der Kommission sind vor allem bei länderübergreifenden Konzernen im Hinblick auf die sprachliche Barriere verständlich. Hinweisgebern muss es möglich sein, in ihrer Muttersprache bzw. zumindest in ihrer Arbeitssprache einen Verstoß zu melden.
Darüber hinaus kann es Hinweisgebern nicht zugemutet werden, die rechtlichen Unterschiede bei einer Meldung an eine ausländische Muttergesellschaft zu überblicken.
Spezielle technische Lösungen müssen nicht angeschafft werden. Meldungen müssen schriftlich, mündlich oder auf beiden Wegen ermöglicht werden. Die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs oder einer Telefonnummer reicht hierfür bereits aus.
Die Meldestellen müssen die Vertraulichkeit der Identität sowohl der hinweisgebenden Person als auch der Personen wahren, die Gegenstand der Meldung sind. Nicht befugte Mitarbeiter dürfen in keinem Fall einen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Nur so kann die Identität der hinweisgebenden Person oder weiterer betroffenen Personen ausreichend geschützt werden (§ 8 HinSchG).
Nach § 16 Abs. 1 Satz 4 HinSchG „sollte“ die interne Meldestelle auch anonyme Meldungen bearbeiten. § 16 Abs. 1 Satz 5 HinSchG stellt jedoch klar, dass keine Verpflichtung besteht, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
